Har du järnkoll på föreningens avtal och uppsägningstider?

Många brf:er har efter den utmanande tiden med Covid-19, nu börjat se över fastighetsförvaltningen på allvar men vet inte riktigt hur lång uppsägningstiden med nuvarande förvaltare är. Vi vet att många föreningar måste säga upp sina avtal redan i slutet av februari för att kunna byta till årsskiftet så det är dags att ta tag i detta nu.

Vi har träffat många föreningar bara under hösten 2021 som bestämde sig för att både byta och valde ny förvaltare när de upptäcker att det inte går på grund av att det befintliga avtalet skulle sagts upp redan under våren.

Det är ett mycket vanligt och tråkigt fenomen, efter att man har gjort ett stort arbete med att hitta sin nya förvaltare, hunnit bygga upp sina förväntningar och se fram emot något nytt. Och den sköna känslan av att ha tagit ett beslut blir till en stor besvikelse.

Våra tips till er som styrelse är:
1. Se över era avtal löpande
1a. Avtalslängd
1b. Uppsägningstid

2. Säg upp avtalet innan uppsägningstiden är slut

3. Gör en tidplan för när ni ska göra vad.
3a. Översikt av era behov (tänk på att de flesta föreningar har samma behov av hjälp över året, och att en förvaltare känner till behoven, så lägg inte onödigt mycket tid på denna punkt)
3b. Möten med förvaltare. Detta är en mycket viktig tidsinvestering
3c. Tid för inlämning av offerter. Se till att sätta en sista dag för inlämning av offert, så att er tidsplan följs
3d. Senaste datum för beslut

4. Bestäm er för att träffa 3 förvaltare som får presentera sig och hur de arbetar tillsammans med sina kunder
Se till att hela styrelsen är med och lyssnar på för få ställa sina frågor och alla får höra samma svar. (Annars riskerar ni att behöva ha fler möten än nödvändigt)

5. Om presentationerna känns intressanta och bra, ta in offerter från dessa 3

7. Bestäm hur lång tid förvaltaren har på sig att lämna in offerten
Om offert inte inkommit i tid bör ni dra öronen åt er

8. Utvärdera offerterna

Tips på frågor att ta med när ni söker ny förvaltare som känns självklara, men inte alltid är det:

Svarstid på telefon i kundtjänst.
Öppettider i kundtjänst (lunchstängt?).
Portal med ärenden i realtid där styrelsen kan se alla sina ärenden och vad som görs, och interagera.
Rapporter i systemet.
Register för att stödja styrelsens strukturkapital. (Maskinregister, renoveringsregister, garantijobbregister, avtalskalender och ritningsregister).
Påslag på underleverantörsarbeten och materialinköp (bör vara 0%).
Avtalstider (bind inte upp din förening i långa avtal, ditt samarbete med förvaltaren blir inte bättre av att ni har långa avtal. Se till att skaffa en förvaltare med vilken du och din styrelse kan ha en bra dialog och utvecklas tillsammans). 3 månaders löpande avtal ger goda förutsättningar för båda parter.

Sist men inte minst, många väntar in i sista minuten med att säga upp sina avtal i tron om att föreningen kommer att misskötas under uppsägningstiden. Detta är inte sant i de flesta fallen, tvärt om så kanske förvaltaren skärper sig i förhoppning om att få behålla kunden. Dessutom riskerar ni att missa sista avslutningsdatum och avtalet förlängs per automatik!

Våren är en bra tid att ta tag i förvaltningsfrågan och vi kommer gärna till er för att presentera hur vi arbetar. Självklart kan vi även mötas digitalt.