När löper avtalet ut? Hur lång uppsägningstid är det på avtalet? En mycket viktig detalj som man inte tänker på i dessa moderna tider. Att vara uppbunden i långa avtal och uppsägningstider är ju numera inte så vanligt, men när det gäller förvaltning för brf, så är det precis tvärt om. Uppföljning av löpande avtal och leverans är ett bra sätt att se över sina kostnader och för att säkerställa att föreningen får det som de betalar för. Även om man är nöjd med sin befintliga leverantör så är det sunt att se över alla avtal med jämna mellanrum.
En bra upphandling kan spara mycket tid och pengar åt föreningen och i slutändan dess medlemmar. På Storholmen Förvaltning har vi tex. 0% påslag på underentreprenörers fakturor och tar inte ut någon bilersättning, detta är saker som du ska kräva av din förvaltare. Se till att ni betalar för det som ni behöver och som ger bra service till styrelsen och såklart även till era medlemmar.
Gör det enkelt för er och använd Storholmen Förvaltnings FAFF (förenklad AFF) som underlag till er upphandling. FAFF:en är speciellt anpassad för brf och att skapa ett underlag är inte alltid enkelt, och det är inte självklart att styrelsen vet vad den ska fråga efter. Ett underlag som är för generellt kan ofta leda till att anbuden skiljer sig rejält och att förvaltarna ger uttryck åt det som de tycker att styrelsen ska ha i stället för tvärt om. Detta leder i sin tur till att jämförbarheten blir svårt att hantera.
Ta in offerter från 3 leverantörer max. Se till att träffa alla 3 och känn efter om dessa tre är de ni vill ha en offert ifrån. Om inte, träffa en till. Tänk på att om styrelsen tar in 5-10 offerter så blir det ett gediget arbete att gå igenom alla, detta är både tidskrävande och kan leda till att det i slut ändan bara blir en prisfråga, och att valet inte leder till den förvaltare som skulle passa styrelsen bäst.
Långa avtalstider ger inte någon ekonomisk fördel för styrelsen, tvärt om. Ett långt avtal ger leverantören en skön känsla av trygghet, inte utveckling, och att säga upp ett avtal pga allmänt missnöje är i stort sett omöjligt.
Fatta beslut i tid, ingen vinner på att man skjuter upp beslut eller drar ärenden i långbänk.
På Storholmen Förvaltning har vi 3 månaders uppsägningstid och ingen bindningstid på avtalet, sitter ni fast i långa avtal så löser vi det utan att ni betalar dubbla arvoden.
Det är också viktigt med en snabb återkoppling från din förvaltare gällande dina ärenden? På Storholmen Förvaltning har vi 40 sekunders svarstid på telefon från 7 på morgonen till 21 på kvällen och 2 timmars svarstid på mail. Vi har även en webbportal där du kan se alla brf-föreningens ärenden i realtid.
Behövs experter av olika slag? På Storholmen Förvaltning finns det ett rådgivningsteam som kan engageras för svåra frågor och Storholmens styrelsesupport erbjuder även skräddarsydda utbildningar.
Har föreningen egna leverantörer som ni brukar anlita? Bra vi anlitar dem åt er, och med 0% i påslag.
Trött på bilersättning? Storholmen Förvaltning tar inte ut någon bilersättning annat än i akuta fall.
Deltagande i styrelsemöten ingår såklart för Storholmen Förvaltnings kunder, även om det sker på kvällstid.
Storholmen Förvaltning utvecklas i takt med att vi lär oss av våra kunder, och det är i dialogen vi utvecklas tillsammans. Välj en förvaltare som har energi och vilja och som ser dialogen som det mest centrala i relationen. När något händer ska förvaltaren ge förslag på vad som ska göras, inte ställa frågor.
Vi träffas gärna och berättar mer! Vi ses på den tid ni kan, vi vet ju att den tid ni har för styrelsearbetet är på kvällen – vi anpassar oss även efter det. Fysiskt eller digitalt möte vilket ni än föredrar.
Det blir alltid trevligt i dessa möten med många intressanta diskussioner – så boka en tid med oss tillsammans med hela styrelsen, så att alla får vara med och lyssna och ställa sina frågor, och få samma svar, det spar mycket tid för styrelsen i upphandlingsarbetet.
Välkommen till oss på Storholmen Förvaltning.